Importante: este conteúdo faz parte da Introdução do módulo atividades.
Os conceitos aqui apresentados são específicos do contexto de uso da plataforma Blue Service.
Fluxo operacional e etapas são elementos fundamentais de um processo.
Um fluxo operacional é um caminho contínuo por onde fluem as atividades.
Ele é composto por etapas, que são pontos ao longo do fluxo, que constituem estados ou situações pré-definidas, onde determinadas ações ou decisões devem ser tomadas.
Definindo as etapas de um fluxo
Durante o planejamento ou desenho de um processo, é necessário definir todas as etapas de seu fluxo operacional. Elas devem representar todas as situações ou momentos-chave percorridos por uma atividade durante sua execução. A quantidade de etapas deve ser definida de acordo com a necessidade do processo, e cada etapa precisa ter um nome que identifique aquele ponto do fluxo. Além do nome, na plataforma as etapas podem ser identificadas por cores e números.
Veja alguns exemplos de fluxos operacionais e etapas:
Em um processo de recrutamento e seleção (RH), por exemplo, o fluxo operacional poderia conter as seguintes etapas:
Em um processo de reembolso de despesas (financeiro), o fluxo operacional poderia conter as seguintes etapas:
Fluxos não-lineares
A sequência das etapas dentro do fluxo também deve ser definida em função das necessidades do processo. Importante considerar que os fluxos operacionais não são lineares. Ou seja, nem sempre as atividades seguirão todas as etapas sequencialmente em uma única via.
Há processos em que a atividade poderá retroceder no fluxo, retornando para uma alguma etapa anterior. Outra situação de quebra de fluxo ocorre quando uma atividade pula uma determinada etapa do fluxo. Isso é muito comum em processos de aprovação, por exemplo, em que uma atividade poderá seguir para uma etapa de não aprovação, enquanto outra atividade poderá seguir para a etapa de aprovação. Essas movimentações são inerentes a cada tipo de processo e estão amparadas pela plataforma através das regras de transição entre etapas.
Regras de transição entre etapas
Após a definição de todas as etapas de um fluxo, é preciso estabelecer regras de origem e destino, que são as transições ou movimentações entre etapas. Por exemplo: uma etapa chamada “Solicitação em análise”, pode ter como destinos as etapas “Solicitação aprovada” ou “Solicitação não aprovada”. Estas possibilidades de destino precisam ser habilitadas, em cada etapa. Isso garante a fluidez das atividades ao longo do fluxo.
Assim, com o fluxo definido, e as regras de transição de etapas configuradas, é hora de entrar nos detalhes do processo, criando formulários, campos, gatilhos, entre outros elementos. No próximo tópico, veremos as diferenças entre tipos de atividade e atividades.