Os campos fixos da atividade são as informações estruturais de uma atividade, como título, responsável, prazo, etapa, situação, entre outros. São chamados de fixos por fazerem parte da estrutura padrão de uma atividade. Atualmente a plataforma apresenta 15 campos fixos de atividades.
Nem todos os campos fixos são utilizados ao mesmo tempo em todas as atividades. Eles são configurados conforme a necessidade de cada processo de negócio. Por isso, o sistema permite ocultar ou exibir campos fixos conforme o tipo de atividade. Ou seja, alguns campos poderão estar ocultos em determinados tipos de atividade.
A obrigatoriedade dos campos fixos também pode mudar de acordo com o tipo de atividade. Quando uma atividade tiver campos obrigatórios, eles estarão sinalizados com asterisco (*).
O conteúdo a seguir, apresenta todos os campos fixos da atividade e mostra como cada um deve ser preenchido:
Tipo de Atividade
O tipo de atividade é a informação mais importante da atividade. Ele deve ser preenchido a partir de uma lista de tipos de atividade pré-definidos, que representam os diferentes processos de negócio configurados na plataforma. Ao alterar do tipo de atividade, todo o formulário da atividade é reconstruído na tela, trazendo a estrutura de campos, etapas, regras e condições próprias daquele tipo de atividade. É o primeiro campo a ser preenchido, e após a criação da atividade, não poderá mais ser alterado.
Etapa (não exibido no formulário de criação)
A etapa é um campo fixo que, por padrão, não aparece no formulário de criação da atividade. Quando a atividade é criada, automaticamente lhe é atribuída uma etapa inicial, que indica em qual ponto do fluxo operacional a atividade se encontra. A etapa pode ser alterada posteriormente, de acordo com as regras de permissão do usuário naquela atividade.
Situação (não exibido no formulário de criação)
A situação é outro importante campo fixo que não aparece no formulário de criação da atividade. Por padrão, toda atividade é criada com a situação Não iniciada. A situação pode ser alterada posteriormente para Em andamento, Concluída, ou Cancelada.
Título/Assunto
O campo título/assunto deve ser preenchido com uma breve descrição e diferenciá-la de outras do mesmo tipo. Por exemplo, para atividades do tipo “Pedido de Reembolso”, pode ser criada uma atividade específica com o título “Reembolso de Combustível”, que descreve o que será executado naquela atividade em particular.
Responsável
No campo responsável, selecione o usuário a quem a atividade será atribuída.
Unidade/Contrato
Se o campo unidade/contrato estiver habilitado, você poderá vincular a atividade a uma unidade específica, basta selecionar na caixa de seleção. (Entenda melhor este conceito no módulo Unidades/Contratos do Help Center).
Pessoa/Cliente
Da mesma forma, se o campo pessoa estiver habilitado, você poderá vincular a atividade a uma pessoa específica. (A pessoa pode ser jurídica ou física, e referir-se a clientes, fornecedores, colaboradores, entre outros. Entenda melhor este conceito no módulo Pessoas do Help Center).
Documento Jurídico
Você também poderá vincular a atividade a um documento jurídico. (Este conceito também está detalhado no módulo Jurídico do Help Center).
Prioridade
Utilize o campo prioridade para definir a ordem de importância da atividade. Por padrão, a plataforma permite definir a prioridade como alta, média ou baixa.
Evento
No campo evento, é possível vincular a atividade ao agendamento de um evento, com data e hora de início e fim. Os eventos na plataforma, podem estar integrados com agendas Google ou Microsoft. (Entenda melhor esta funcionalidade no tópico Eventos da atividade do Help Center).
Prazo
No campo prazo deve ser informada uma data limite para a execução da atividade.
Planejamento Inicio/Fim
Nos campos de planejamento inicio e fim é possível especificar um período de execução. Esta informação é utilizada apenas quando se tem uma unidade vinculada à atividade, e quando se utiliza a funcionalidade de Planejamento Anual de Unidade.
Descrição
O campo descrição é um espaço de texto onde podem ser informados detalhes da execução da atividade.
Observações
Da mesma forma, o campo observações pode ser utilizado para informações e orientações adicionais.
No próximo tópico, serão apresentados os campos dinâmicos da atividade.